De gewoonte-strategie achter Clean Desk Policy

20 augustus 2018

Mede door Het Nieuwe Werken is er een begrip geïntroduceerd dat onze aandacht vraagt: Clean Desk Policy. Omdat we steeds meer onze werkplek delen, willen we graag dat die werkplek schoon en opgeruimd is. Zodat de collega die na ons aan het bureau plaats neemt ook prettig en schoon kan werken. In de praktijk blijkt dit echter niet altijd even makkelijk te gaan.

We zijn zo gewend aan onze eigen plek dat we al snel spullen laten liggen voor de volgende dag. En gewoontedieren als we zijn, gaan we toch vaak op dezelfde plek zitten. Maar als we gewoontedieren zijn, kunnen we daar dan niet slim gebruik van maken door van Clean Desk Policy een gewoonte te maken?

Wat is een gewoonte en hoe creëren we die?

Eerst maar eens inzoomen op het begrip gewoonte. Een gewoonte betekent dat we iets automatisch doen zonder erbij na te hoeven denken. Neem bijvoorbeeld het poetsen van uw tanden. We doen dit iedere ochtend en avond en vergeten het eigenlijk nooit. Het gaat automatisch. Om een gewoonte aan te leren heeft u wilskracht nodig. U moet eerst bewust de keuze maken om die gewenste gewoonte steeds te doen.

Een gewoonte aanleren kan op verschillende manieren. We hebben een paar tips op een rijtje gezet:

  • Stel uw doel en neem steeds kleine stappen om dat doel te behalen. Wilt u bijvoorbeeld vegetarisch gaan eten, begin dan met 1 vegetarische dag per week.
  • Koppel de gewenste gewoonte aan iets wat u al dagelijks doet. Heeft u het voornemen om vaker een boek te lezen? Lees dan bijvoorbeeld na elke maaltijd minimaal 10 bladzijden in een boek. Zo vergeet u het niet.
  • Maak uw doel concreet en weet waarom u dit wilt. Naast de kleine stappen die u elke dag zet, is het belangrijk om af en toe vooruit te dromen over uw uiteindelijke doel. Dat houdt u gemotiveerd om die kleine stappen elke dag te zetten.
  • En als laatste: wees vooral niet te streng voor uzelf. Het is niet erg als het niet meteen lukt. Een terugval kan altijd gebeuren. Pak gewoon de draad weer op en houd uw doel voor ogen. Vergeet niet om uzelf ook een complimentje te geven als het wel goed gaat.

Waarom is Clean Desk Policy belangrijk?

Een Clean Desk Policy bevat de regels van een bedrijf hoe u uw bureau achterlaat nadat u gewerkt hebt. Meestal betekent dit dat er aan het einde van de werkdag alleen een computer en een telefoon op het bureau te vinden zijn. Dat is leuk bedacht, maar waarom willen we dit eigenlijk? Behalve dat het netjes staat, zijn er meer redenen waarom een Clean Desk belangrijk is:

  • Onderzoek heeft aangetoond dat u met een Clean Desk productiever bent. Omdat alles snel te vinden is, werkt u efficiënter. U verliest geen tijd met zoeken naar documenten. Het zorgt tevens voor minder stress omdat alles overzichtelijk is opgeborgen.
  • Omdat u niet wordt afgeleid door stapels werk kunt u uw creativiteit de vrije loop laten. U bent veel geconcentreerder aan het werk. Ook heeft u meer tijd voor het creatieve proces want alles is vindbaar en goed georganiseerd.
  • Met een Clean Desk Policy vermindert u de kans op fraude of datalekken omdat documenten met vertrouwelijke informatie niet rondslingeren.
  • Een Clean Desk betekent niet alleen opgeruimd maar ook schoon. De schoonmaker kan de werkplek namelijk beter schoonmaken. Een schone werkplek zorgt ervoor dat medewerkers minder snel ziek worden. Dat is een win-winsituatie voor de medewerker en de werkgever.

Focussen op wat echt belangrijk is

Een Clean Desk heeft veel voordelen, zowel voor de medewerkers als voor de organisatie. Alle reden om hiervan een gewoonte te maken. Doordat er een gewoonte van gemaakt is kost het opruimen van de werkplek na een bepaalde tijd geen wilskracht meer. Het is een automatisme geworden. Hierdoor kan de medewerker zich focussen op wat echt belangrijk is. We hebben namelijk maar een bepaalde hoeveelheid wilskracht per dag (Times, 2010). Het is belangrijk dat we die wilskracht inzetten op de taken die het bedrijf vooruit helpen. Een gezamenlijke aftrap door met alle medewerkers op te ruimen, zorgt voor een goede start.

Delen:
?